Cómo foliar documentos en Perú

Dónde va el número, de qué color, qué hojas no se folian y cómo se arman los tomos. Con la norma citada en cada punto, incluida la regla del Poder Judicial que casi nadie conoce.

Última revisión: 23 de agosto de 2026

En Perú la foliación no es una costumbre de oficina: está regulada. La norma madre es la Directiva N.º 006-2019-AGN/DDPA, "Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas", aprobada por Resolución Jefatural N.º 026-2019-AGN/J. Y en marzo de 2025 el Poder Judicial aprobó su propio procedimiento, que añade una regla que sorprende a casi todo el mundo.

Qué es foliar

Foliar es enumerar de forma correlativa cada una de las hojas que componen un documento o expediente que se presenta ante una institución del Estado. Sirve para controlar que no falte ni sobre nada, y para que el expediente pueda localizarse después en el Archivo General de la Nación.

No es lo mismo que paginar. La diferencia importa y es la causa de buena parte de los expedientes devueltos.

Dónde va el número: depende de quién folia

Esta es la parte que más errores genera, porque en Perú conviven dos configuraciones opuestas.

Si folia la entidad

El número va en el ángulo superior derecho de la cara recta, en el mismo sentido del texto.

"El número se escribe en la parte superior derecha de cada hoja que conforma el documento. Deben ser legibles, sin borrones y en un espacio en blanco."

gob.pe, "Cómo foliar documentos" (ficha ciudadana)

Se hace con bolígrafo o lapicero azul, o con foliador mecánico o digital. Para documentación histórica, resoluciones y convenios originales se emplea lápiz de mina negra y blanda.

Si presentas tú un documento ante el Poder Judicial

"El usuario, servidor o funcionario externo que presenta un documento (ante el Poder Judicial), debe foliar su documento y anexos en el lado derecho inferior del documento, de manera correlativa de arriba hacia abajo (en forma de libro) y con lapicero color rojo."

Procedimiento CONAPJ/PRO-001, "Foliación de documentos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial", aprobado por R.A. N.º 000156-2025-GG-PJ, Actividad N.º 1, Nota 1

Es decir: el mismo expediente puede llevar el folio del ciudadano abajo en rojo y el de la entidad arriba en azul. No es un error, es lo que dice la norma.

Cómo se numera

• Números arábigos, consecutivos, sin omitir ni repetir.
• Legibles, sin enmendaduras, y siempre sobre un espacio en blanco que no afecte sellos, textos ni firmas.
• El orden es cronológico, del documento más antiguo al más reciente, ascendente "en forma de libro".
• El folio 1 es el primer escrito que presentó el administrado, el documento que generó el funcionario competente, o el actuado remitido por otra entidad.
• El numerador metálico consigna el folio en cifras arábigashasta por cuatro dígitos.

Sobre el sentido, la ficha oficial deja margen: "Se puede iniciar de adelante hacia atrás o viceversa, de acuerdo a cómo lo establezca la entidad". Antes de foliar cientos de hojas, conviene preguntar.

Qué no se folia

• Las carátulas, tapas y contratapas.
• Las hojas que no contienen información ni en anverso ni en reverso, es decir, las hojas en blanco.
• Las unidades documentales empastadas, foliadas o paginadasde fábrica.
• El reverso de las hojas ya foliadas.

Antes de foliar: la depuración

La norma exige retirar antes lo que no forma parte del expediente: copias y duplicados de originales ya localizados, borradores, hojas en blanco y material de apoyo informativo como folletos, boletines, revistas, normas legales o invitaciones. También hay que quitar lo que deteriora el papel: grapas en exceso, post-it, ganchos, fasteners, banderillas y clips.

Los tomos: 200 folios, con una excepción

Las unidades documentales no deben exceder los 200 folios. Cuando se pasan, se forman tomos, y aquí está el detalle que casi nadie aplica bien: la numeración no se reinicia.

"En caso el expediente tenga más de 200 folios, se conforman tomos, pero se mantiene la numeración correlativa, es decir, el segundo tomo continúa la numeración del primero."

gob.pe, "Cómo foliar documentos"

Los tomos se identifican con números romanos: "Tomo I de II", "Tomo II de II".

La excepción: si el último documento del tomo excede el límite, se permite pasarse de los 200 antes que dividirlo y hacerle perder continuidad.

Si te equivocas

Las rectificaciones se hacen tachando la foliación anterior con unalínea oblicua y registrando nombres y apellidos, cargo y firma en el margen derecho de la última hoja del folio rectificado. Además:

Constancias obligatorias

El procedimiento del Poder Judicial contempla tres formatos de constancia:incorporación de documentos, rectificaciónde folios y retiro de documentos. La constancia de retiro se folia dentro del expediente y queda en el lugar del documento retirado.

Cuando se incorporan piezas nuevas, se mantiene la foliación original del expediente: solo se deja constancia de la agregación y de la cantidad de folios.

Cómo foliar un expediente en PDF

Si el expediente ya está digitalizado, no hace falta imprimirlo para foliarlo a mano. Nuestra herramienta trae los dos presets peruanos —el de entidad y el del usuario externo ante el Poder Judicial— con la posición, el color y el corte por tomos ya configurados según lo que se cita arriba.