Foliación de documentos en Colombia
Casi todo lo que se publica sobre foliación en Colombia sigue citando una norma derogada. Esto es lo que dice la vigente, con la cita al lado de cada regla.
Lo primero, porque casi nadie lo ha actualizado: elAcuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Naciónestá derogado. Lo reemplazó el Acuerdo 001 de 2024 (29 de febrero de 2024), que establece el Acuerdo Único de la Función Archivística. Si un curso, un blog o un instructivo interno sigue citando el 042 como norma vigente, está desactualizado.
Dicho eso, el documento operativo que sigue guiando la práctica es elInstructivo "Foliación en archivos" del AGN, construido sobre la Circular 004 de 2003. Es el más detallado de los cuatro países que hemos revisado, y el que más casos raros resuelve.
Las definiciones mandan
En Colombia la definición es estricta y condiciona todo lo demás:
"Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental."
"Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera."
Acuerdo 001 de 2024, Archivo General de la Nación, glosario
Es decir: el reverso no lleva número. Y foliar no es paginar; son conceptos distintos.
Con qué se folia
"La foliación debe efectuarse siempre utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. [...] No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado por las máquinas de microfilmación."
Instructivo "Foliación en archivos", AGN
Nada de bolígrafo: las tintas insolubles causan daños irreparables al soporte papel. Y sin trazo fuerte, por la misma razón.
Dónde y cómo
- En la esquina superior derecha de la cara recta, en el mismo sentido del texto del documento.
- De manera consecutiva, sin omitir ni repetir números.
- Legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos ni numeraciones originales.
- El número uno corresponde al primer folio del expediente, es decir, al documento que dio inicio al trámite y por tanto al de fecha más antigua.
Prohibido A, B, C o bis. El instructivo es explícito: "No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis". Si vienes de trabajar con expedientes peruanos, cuidado: allí esos sufijos son precisamente el mecanismo paracorregir folios repetidos u omitidos.
Antes de foliar
La documentación tiene que estar clasificada, ordenada y depurada:
- Ordenada respetando el principio de orden original. El más común es el cronológico.
- Depurada: retirar duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo. En archivos históricos no se depura nada.
- La foliación es tarea previa a cualquier empaste, descripción o proceso reprográfico, incluida la digitalización.
Los casos raros, que son los que fallan
| Qué aparece | Qué se hace |
|---|---|
| Planos, mapas, dibujos | Llevan su folio consecutivo aunque estén plegados |
| Anexos: folletos, boletines, periódicos, revistas | Se folian todas sus hojas de manera continua, sin diferenciarlos del documento principal |
| Recibos o formatos pequeños adheridos a una hoja | Se folia la hoja soporte, y se anotan las características en notas |
| Fotografías sueltas | Se folian en la cara vuelta, con lápiz HB o B, un número por cada una |
| Radiografías, diapositivas, negativos | Van en sobre libre de ácido y se folia el sobre |
| Empastados con foliación de fábrica | Se acepta sin refoliar; se registra la cantidad en notas |
| Documentos foliados por impresora | Se respeta si hay una sola numeración por unidad de conservación; si hay más de una, se refolia toda la unidad |
| CD, casetes, videos, disquetes | No se folian. Se deja constancia de su existencia |
Las hojas sueltas en blanco que cumplen función de conservación —aislar un deterioro biológico, proteger una fotografía, evitar migración de tintas— no se folian ni se retiran. En archivos históricos, en cambio, los folios en blanco sí se folian y se conservan.
Cuántos folios por carpeta
La recomendación es un máximo de 200 folios por unidad de conservación, y la numeración es consecutiva de 1 a n con independencia de cuántas carpetas ocupe el expediente: la segunda continúa la foliación de la primera.
Si te equivocas
"Si existen errores en la foliación, esta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. Cualquier corrección de la foliación compromete la validez legal (autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad) de los documentos."
Instructivo "Foliación en archivos", AGN
Expedientes electrónicos: el índice, no el folio
Esta es la novedad que trae el Acuerdo 001 de 2024 y la que más confusión genera cuando se digitaliza:
"Los documentos deben estar debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Para los documentos electrónicos, el equivalente funcional de la foliación será su asociación a un índice electrónico."
Acuerdo 001 de 2024, Archivo General de la Nación
El propio acuerdo precisa que "el foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad". Y añade un detalle que se pasa por alto: la hoja de control no se folia; en electrónico, el índice es su equivalente funcional.
Qué significa esto para una herramienta como la nuestra.El instructivo del AGN dice expresamente que no es aplicable a documentos digitales o digitalizados. Estampar folios sobre un PDF sirve para preparar documentos que se van a imprimir o presentar, y para control interno, perono reemplaza el índice electrónico firmado que exige la norma para el expediente electrónico. Preferimos decirlo que prometer de más.
Fuentes
- Acuerdo 001 de 2024 (29 de febrero de 2024), "Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística", Archivo General de la Nación. Deroga, entre otros, el Acuerdo 042 de 2002.
- Instructivo "Foliación en archivos", Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
- Circular 004 de 2003, Archivo General de la Nación y Departamento Administrativo de la Función Pública.