Foliación de expedientes de archivo en México
Superior derecha, lápiz azul, prohibido el bis. Y una regla que no existe en ningún otro país de la región: el reverso también se folia, con una V.
Sobre el alcance de esta guía. Se basa en lasReglas Técnicas para la Foliación de Expedientes de Archivodel H. Ayuntamiento de Veracruz, aprobadas por su Grupo Interdisciplinario de Archivos el 6 de julio de 2021, dentro del marco de la Ley General de Archivos. Es normativa municipal, no federal: sirve como referencia práctica y está redactada con detalle poco común, pero confirma siempre los criterios del archivo que reciba tu expediente.
Advertencia extra: buena parte de lo que circula en buscadores como "normativa mexicana de foliación" cita en realidad la Circular 04 de 2003, que es colombiana. Conviene desconfiar.
Qué es foliar, según la norma
"Foliación: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que integran el expediente."
"Foja: Hoja o pieza documental.Folio frente: Primera cara de una foja.Folio vuelto: Segunda cara de una foja."
Reglas Técnicas para la Foliación de Expedientes de Archivo, regla 2
En México se habla de fojas, no de folios, y la unidad es la hoja física, con sus dos caras. Eso explica la regla que viene a continuación.
La regla que solo tiene México: el reverso lleva V
"En caso de que la foja frente tenga información al reverso, se deberá foliar repitiendo el número de folio y la letra V (de vuelta), ejemplo:1, 2, 2V, 3, 4, 4V, 5, etc."
Reglas Técnicas, regla 7
Es exactamente lo contrario de lo que dice Colombia, donde el folio vuelto "no se numera". Y tiene una consecuencia práctica importante:el reverso no consume un folio propio, porque es la misma foja. Un expediente con siete caras escritas puede tener solo cuatro fojas.
Si estás digitalizando a doble cara, esto significa que las páginas del PDF no se corresponden una a una con los folios: van en pares.
Dónde va el número
"El folio será colocado en la parte superior derecha del frente de cada foja en el mismo sentido del texto, cada número debe señalarse de manera legible y sin tachaduras, ni enmendaduras, sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales de la foja."
Reglas Técnicas, regla 7
Y con qué: "La foliación se realizará preferentemente a mano utilizandolápiz de color azul y/o foliadora".
Cómo se numera
- Números arábigos, empezando por el folio 1, que corresponde a la fecha inicial, y progresivamente hasta el documento de conclusión del trámite.
- El documento con la fecha más antigua es el primero al abrir el expediente; el más reciente queda al final.
- Prohibido: "No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C; cifras como 1°, 2°, o los términos 'bis' o 'tris', 1Bis, 2Bis".
Legajos: la numeración continúa
"La Foliación deberá ser independiente para cada expediente; en los casos donde el expediente se compone de legajos, estos se foliarán secuencialmente, es decir, cada uno de los legajos deberán iniciar en el número de folio inmediato al que terminó el anterior, por ejemplo: si el legajo I finalizó en el folio 136, el Legajo II iniciará en el folio 137."
Reglas Técnicas, regla 6
Qué no se folia
Carátulas, índices del expediente y separadores. Tampoco los documentos de comprobación administrativa inmediata ni los de apoyo informativo.
Antes de foliar se hace expurgo: retirar la documentación que no forma parte del expediente o es innecesaria, como duplicados y hojas en blanco. Si hace falta dejar constancia de algo, se agrega en la portada una hoja de testigo.
Casos especiales
| Qué aparece | Qué se hace |
|---|---|
| Planos, mapas, multimedia, fotografías sueltas | Van en un sobre blanco o amarillo sin sujetador, rotulado, yse folia el sobre |
| Formatos pequeños adheridos | Se folia la hoja soporte. Para pegarlos, pegamento libre de ácido |
| Documentos ya foliados por impresión | Se respeta esa foliación si no se repite con otras piezas; si hay más de una, se folia todo a mano |
| Anexos impresos: folletos, boletines, periódicos, revistas | Se numeran como un solo folio |
Si te equivocas
"En caso de equivocación se debe tachar con dos líneas diagonales sobre el número errado para que sea ilegible y posteriormente colocar el número correcto en un lugar visible."
Reglas Técnicas, regla 12
Procede revisar y rectificar cuando se extrae un documento ajeno al expediente, cuando falta la foliatura en alguno, cuando un mismo documento tiene doble foliatura, o cuando el expediente incumple el orden y hay que reestructurarlo.
Foliar antes de digitalizar
La norma es tajante en el orden de las operaciones: "La foliación se realizará antes de cualquier proceso de descripción (inventario), encuadernación o proceso reprográfico, especialmente el de digitalización". Si escaneas primero y folias después, el escaneo no sirve como respaldo del expediente foliado.
Foliar un PDF con el modo mexicanoNuestra herramienta implementa la regla del reverso con V: 1, 1V, 2, 2V. Es la única que la contempla, y no cuenta las vueltas como folios aparte.Fuentes
- Reglas Técnicas para la Foliación de Expedientes de Archivo, H. Ayuntamiento de Veracruz. Elaboró: C. Arturo Vera Alejo, Director del Archivo. Aprobadas por el Grupo Interdisciplinario de Archivos el 6 de julio de 2021.
- Ley General de Archivos (marco general aplicable).
El PDF oficial es un escaneo sin capa de texto. Para citarlo con exactitud transcribimos sus siete páginas a partir de las imágenes del propio documento.